Conciliação bancária: Controle com rigor as contas da empresa!

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Conciliação bancária

A conciliação bancária deve ser implementada pelas empresas, no desenvolvimento da sua atividade, para controlar as operações realizadas. Geralmente, está associada ao departamento administrativo, nas empresas mais pequenas, ou ao financeiro, em organizações de maior dimensão e com estruturas mais desenvolvidas.

Este procedimento consiste em cruzar os movimentos lançados nas contas correntes com os registados internamente. Assim, verificam-se as diferenças de saldos que poderão existir entre os extratos bancários e os registos internos.

Quando falamos em contas correntes, referimo-nos a todo o tipo de contas bancárias. Podem ser contas à ordem ou a prazo, contas correntes de empréstimos (independentemente da sua natureza), contas cartão ou outras que possam existir.

A conciliação bancária é uma tarefa de controlo de elevada importância, porque permite mitigar os riscos associados a pagamentos/recebimentos em falta ou efetuados de forma incorreta. Garante aos órgãos de gestão uma informação financeira credível e segura, contribuindo para melhorar o planeamento e tomada de decisões futuras.

Por outro lado, dificulta ou inviabiliza a existência de possíveis fraudes, dado que todos os movimentos são controlados e têm de estar justificados.

 

Como implementar o processo de conciliação bancária?

 

A conciliação bancária é realizada através da construção de um mapa para cada conta a conferir. Inclui a identificação do saldo que consta do extrato bancário e do saldo inscrito nos registos internos da empresa, assim como a descrição de todos os movimentos que originam possíveis discrepâncias.

A primeira fase consiste em verificar se todos os movimentos se encontram devidamente documentados e registados. As movimentações bancárias feitas devem estar explicadas num documento de suporte, para facilitar o processo de conferência e eventual justificação dos gastos e receitas.

Com base no cruzamento desta informação, é construído o mapa de conciliação bancária, que inclui os seguintes elementos:

  • Identificação da empresa;
  • Nome do banco;
  • Identificação da conta bancária em análise;
  • Saldo constante do extrato bancário;
  • Saldo inscrito no registo interno da empresa;
  • Descrição dos movimentos que originaram discrepâncias.

A identificação dos movimentos deve conter as seguintes informações:

  • Descrição completa do movimento;
  • Data;
  • Valor;
  • Classificação (entrada/saída).

 

Importância da conciliação bancária para a contabilidade das empresas

 

A conciliação bancária é um procedimento importante para as organizações. Nos casos em que não é feito internamente, deve ser realizado pelo serviço de contabilidade, mesmo que este seja externo à empresa.

Para garantir a fiabilidade da informação contabilística e a credibilidade das demonstrações financeiras, este procedimento está inerente a uma série de conferências obrigatórias ao nível da contabilidade. Só assim é possível apurar verdadeiramente a posição financeira da empresa em determinado momento.

Um controlo solicitado pela autoridade tributária garante que a contabilidade faz a devida conferência das operações. Além disso, permite detetar lapsos ou omissões nos registos de determinadas operações.

Este controlo aumenta ainda o rigor e o cuidado e contribui para a implementação de outros procedimentos administrativos que melhoram a execução da conciliação bancária. O departamento de contabilidade pode auxiliar na implementação destes processos e ajudar a minimizar os erros.

A conciliação bancária, quando complementada com procedimentos como a conferência das contas correntes de clientes e fornecedores, garante que a empresa tem conhecimento da sua disponibilidade financeira em determinado momento. Se for realizada metodicamente e em períodos curtos, os gestores terão a informação disponível on time sempre que necessitarem.

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