Encerramento de Contas: Conheça os 12 Procedimentos a Realizar!

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Encerramento de Contas

O encerramento de contas das empresas deve ser feito no final de cada ano económico. Para o correto apuramento dos resultados decorrentes das atividades e construção das demonstrações financeiras anuais, torna-se imprescindível realizar diversos procedimentos e conferências. Assim, as peças contabilísticas demonstrarão de forma verdadeira e apropriada a posição patrimonial da empresa no final do período em análise.

Existem procedimentos que devem ser levados a cabo durante todo o ano. No entanto, é nesta fase que se torna fundamental verificar se tudo está em conformidade para o encerramento de contas do período.

Importa referir que estes controlos têm uma maior importância nas micro e pequenas empresas, que normalmente apresentam défices internos a este nível. É a contabilidade, em regra externa, que força a verificação de determinadas rúbricas.

Destacamos aqui, de forma sintética, aqueles que julgamos ser os pontos de maior relevo e que influenciam os resultados e as peças contabilísticas a construir.

 

12 Procedimentos a Realizar no Processo de Encerramento de Contas

 

Cada entidade, em função das especificidades da sua atividade e estrutura, tem necessidade de definir procedimentos de controlo. Mas existem aqueles que são transversais e que se aplicam a todas as organizações.

De seguida, identificamos os processos que consideramos essenciais e que se aplicam à generalidade das entidades empresariais:

 

1. Verificação dos Inventários

Solicitar as listagens de inventários das entidades e realizar as respetivas regularizações nos registos contabilísticos, de acordo com as rúbricas que as compõem, é fundamental para o encerramento de contas.

 

2. Conferência dos Ativos Fixos

Durante o período em análise, a empresa efetua operações de aquisições ou alienações de ativos. É necessário verificar se todos estes movimentos se encontram registados na contabilidade e se os mapas de reintegrações/depreciações, assim como as fichas de cada ativo, estão atualizados e em conformidade.

 

3. Conciliação Bancária

Para o encerramento de contas, devem ser construídos mapas de conciliação bancária, onde se registem as diferenças apuradas entre o saldo contabilístico e o saldo bancário. Também deve existir uma verificação das outras contas, aplicações financeiras ou operações de crédito/financiamento, tais como:

  • Contas à Ordem e a Prazo;
  • Outras Aplicações Financeiras;
  • Créditos (Confirmação com o Banco de Portugal);
  • Empréstimos/Contas Caucionadas;
  • Livranças/Contratos Leasing;
  • Cartões de Crédito.

 

4. Conferência de Clientes

No processo de encerramento de contas, os saldos incluídos na contabilidade devem ser conferidos e confrontados com os que constam da gestão comercial de cada empresa, com vista a apurar eventuais falhas ou erros.

 

5. Conferência de Fornecedores

À semelhança do que acontece com os clientes, deve ser efetuado o mesmo controlo para os fornecedores.

 

6. Verificação da Conta Pessoal

No encerramento de contas, é fundamental fazer a verificação do registo de todos os processamentos de salários efetuados e correspondente pagamento das remunerações.

 

7. Conferência da Conta Estado

Este procedimento inclui a análise das diferentes rúbricas de impostos que compõem a conta Estado e verificação dos pagamentos efetuados. Pretende-se que os saldos representem os valores efetivamente por liquidar/receber, entre eles:

  • IVA;
  • Apuramento do IRC;
  • Retenções na Fonte de IRS/IRC;
  • Segurança Social;
  • Outros Impostos (IMI/IUC/FCT).

 

8. Aplicação de Resultados do Período Anterior

Os resultados do período anterior devem ser imputados de acordo com o definido na assembleia-geral de aprovação de contas. Na altura de fazer o encerramento de contas, devem ser efetuados os respetivos registos contabilísticos.

 

9. Controlo da Conta 28 (Acréscimos e Diferimentos)

Pela aplicação do regime do acréscimo, é necessário conferir e verificar que se encontram registados todos os movimentos que transitaram do ano anterior ou que irão transitar para o ano seguinte.

 

10. Controlo da Conta 2722 (Remunerações a Liquidar)

À semelhança do ponto anterior, e porque também se enquadra no regime do acréscimo, é necessário proceder à regularização dos lançamentos efetuados em relação ao pagamento de férias, subsídio de férias e encargos, relativos aos funcionários da entidade. Isto porque os mesmos dizem respeito ao período anterior.

 

11. Cruzamentos com o Portal das Finanças

No encerramento de contas, é importante verificar se a informação existente nas plataformas eletrónicas está de acordo com a registada na contabilidade, nomeadamente nos seguintes pontos:

  • Imóveis;
  • Viaturas;
  • Recibos Verdes Eletrónicos;
  • Controlo do Volume de Negócios com E-Fatura.

 

12. Verificação dos Gastos das Viaturas

Em regra, estão associados às viaturas diversos gastos que, por vezes, passam despercebidos. É relevante verificar se, em relação a cada um dos veículos, se encontram registados todos os gastos suportados, tais como:

  • Seguros;
  • IUC – Imposto Único de Circulação;
  • Inspeção Periódica.

 

Acréscimos à matéria coletável

Conforme está estipulado no código do IRC, existem determinados custos que não são aceites fiscalmente, apesar de terem sido contabilizados com essa natureza, isto é, não contam para o apuramento da matéria coletável e subsequente imposto a pagar.

Desta forma, para o apuramento do imposto, deverá fazer-se os devidos acréscimos e/ou diminuições ao resultado contabilístico no final de cada exercício, para se calcular e estimar o imposto a pagar.

Simultaneamente a este processo, deverá também, calcular-se as tributações autónomas, tendo em conta as regras definidas, nomeadamente em função dos gastos com viaturas em nome da empresa.

De referir ainda que o cálculo das tributações autónomas fazem parte do cálculo de estimativa do IRC a pagar.

 

Demonstrações Financeiras e Dossier Fiscal: Contas fechadas!

 

Após os trabalhos de verificação e conferência identificados acima, estão reunidas as condições para proceder ao encerramento de contas e construir as demonstrações financeiras do período.

Com base nesta informação, poderá também criar o Dossier Fiscal, de acordo com o disposto pela Portaria n.º 51/2018, de 16 de Fevereiro, que altera o conjunto de documentos que integram o Dossier Fiscal a que se refere o artigo 1.º da Portaria n.º 92-A/2011, de 28 de Fevereiro, e aprova os modelos do mapa a que se refere a alínea a) do n.º 1 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 66/2016, de 3 de Novembro.

Estes documentos são utilizados por todos os que se relacionam com a empresa, para análise da sua performance e situação patrimonial, nomeadamente órgãos de gestão ou outras entidades que tomam decisões e definem estratégias com base na análise dos dados. Neste sentido, é de extrema importância que reflitam a verdadeira imagem da empresa em determinado momento.

O rigor e conhecimento técnico do departamento de Contabilidade são essenciais para obter demonstrações financeiras fiáveis e completas, em que tudo se encontre devidamente registado e de acordo com os normativos legais, quer contabilísticos, quer fiscais.

 

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