Organização: Como melhorar a eficiência na sua empresa!

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A organização é extremamente importante para o sucesso de um negócio. A economia atual é dinâmica e os mercados são muito exigentes. As empresas deparam-se com dificuldades em subsistir, especialmente em setores de atividade muito concorrenciais.

Neste sentido, todos os detalhes são importantes e é necessário ter elevados índices de eficiência para atingir boas performances, que se traduzam em resultados positivos.

Na sua atividade, as empresas desempenham diariamente tarefas diversas, cuja execução obedece a procedimentos de maior ou menor complexidade. A falta de organização prejudica o desenrolar dos processos e gera erros ou falhas por parte de quem os executa.

 

Em que consiste a organização numa empresa?

 

A organização consiste em estruturar, para cada tarefa ou processo, o que deve ser feito, como e por quem. Aplicá-la na sua empresa implica criar normas para a execução de tarefas, distribuir cargos e definir níveis hierárquicos, que estabeleçam e controlem as tarefas e processos desenvolvidos.

É extremamente importante que uma empresa tenha definidos, na sua estrutura, procedimentos bem organizados. Assim, independentemente da pessoa que execute determinada tarefa, esta será cumprida da mesma forma, permitindo rigor na execução e facilidade de controlo.

A organização deve ser aplicada em todos os departamentos da empresa. Não só na área administrativa, em que é muito valorizada, mas também nos restantes setores (comercial, logístico e de aprovisionamento, entre outros).

Por detrás de um bom sistema de organização está o planeamento. É essencial existir um plano detalhado do que se pretende, para posteriormente definir responsabilidades, dividir tarefas e estabelecer procedimentos. Devem ter-se em consideração os seguintes aspetos:

  • Perceber aquilo que é necessário executar e conjugar com os recursos humanos disponíveis;
  • Analisar as capacidades intelectuais e profissionais dos meios humanos que compõem a empresa, para que a distribuição de tarefas seja adequada ao perfil da pessoa que as irá executar;
  • Definir claramente os procedimentos, que serão transmitidos de forma objetiva a quem os executa, evitando duplicação ou acumulação de tarefas;
  • Garantir que os procedimentos não são estanques e que permitem a interligação entre departamentos, tornando viável a sua articulação e a fluidez da atividade desenvolvida pela empresa.

 

O contributo de entidades externas para melhorar a organização

 

Muitas vezes, os responsáveis não conseguem perceber a falta de organização que existe na sua empresa. Chegam a pensar que não há melhor forma de realizar determinada tarefa que se revela pouco eficaz. Mas mais eficiência significa ganhos de produtividade, que, por sua vez, garante maior competitividade e resultados económicos positivos.

Em função das características de cada empresa e da complexidade da atividade desenvolvida, é importante efetuar periodicamente um controlo de processos, fazer correções quando necessário e dar orientações no sentido de executar melhor aquilo que está definido no plano.

Em todo o processo, deve existir uma liderança forte que consiga delegar funções e autonomizar quem executa as tarefas. Uma empresa externa pode contribuir para detetar falhas ou défice de organização e para ajudar a estruturar melhor os procedimentos existentes.

As grandes empresas recorrem aos serviços de entidades especializadas em organização, que exigem recursos financeiros avultados. Já as pequenas empresas, com recursos limitados, poderão procurar apoio nos gabinetes de contabilidade que possuem técnicos que dominam a gestão empresarial.

Na Newgest, dispomos de uma equipa de profissionais com conhecimentos aprofundados sobre os diversos departamentos das empresas. Podemos ajudar a definir e a estruturar os sistemas de organização do seu negócio.

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